要求出口企业自营或委托出口属于退(免)增值税或消费税的货物,应在申报出口货物退(免)税后15天内,将出口货物单证在企业财务部门备案,以备税务机关核查。出口货物单证包括: 1.外贸企业购货合同、生产企业收购非自产货物出口的购货合同,包括一笔购销合同下签订的补充合同等; 2.出口货物明细单,又称货物出运分析单或者信用证分析单; 3.出口货物装货单,又称“关单”; 4.出口货物运输单据(包括海运提单、航空运单、铁路运单、货物承运收据、邮政收据等承运人出具的货物收据)。 备案单证由出口企业存放和保管,不得擅自损毁。保存期5年。备案单证应是原件,如无法备案原件,可备案有经办人签字声明与原件相符,并加盖企业公章的复印件。 备案方式包括两种: 第一种是由出口企业按出口货物退(免)税申报顺序,将备案单证对应装订成册,统一编号,并填写《出口货物备案单证目录》。适用于以下企业: 1.纳税信用等级评定为C级或D级; 2.未在规定期限内办理出口退(免)税登记的; 3.财务会计制度不健全,日常申报出口货物退(免)税时多次出现错误或不准确情况的; 4.办理出口退(免)税登记不满1年的; 5.有偷税、逃避追缴欠税、骗取出口退税、抗税、虚开增值税专用发票等涉税违法行为记录的; 6.有违反税收法律、法规及出口退(免)税管理规定其他行为的。 第二种是由出口企业按出口货物退(免)税申报顺序填写《出口货物备案单证目录》,不必将备案单证对应装订成册,但必须在《出口货物备案单证目录》备案单证存放处栏内注明备案单证存放地点,如企业内部单证管理部门、财务部门等。 《通知》规定,出口企业提供虚假备案单证、不如实反映情况,或者不能提供备案单证的,税务机关除按照《税收征管法》相关规定处罚外,还要及时追回已退(免)税款。未办理退(免)税的,不再办理退(免)税,并视同内销货物征税。