会计一旦发现原始凭证有错误或者不完整的,按照有关的规定进行处理:
会计人员对于不真实的原始凭证,一律退回不受理,如有必要,需要向单位负责人报告,严重者可追究其责任。
对于错误的或者不完整的原始凭证退回,并要求经办人员重新办理。
如原始凭证有涂改的,即视为无效的原始凭证,因为按照有关规定,原始凭证是不得涂改的,因此,也必须予以退回,由经办人员督促其重新开具。
原始凭证是明确经济责任的最直接的书面证明。不符合规定原始凭证的存在,可能隐藏着违规、违纪、违法、犯罪等深层次问题。根据笔者经验,对存在以下问题的凭证审计人员应重点审核。
(一)原始凭证的内容不完整或有涂改。例如取得的发票票面有污损,字迹有涂改、模糊不清,发票专用印章加盖模糊不清等。具体审核时,要注意发票抬头是否与被审计单位一致,内容填写是否完整齐全,计量及金额是否准确,发票其号码和日期是否矛盾,是否加盖发票专用章等,以防止虚假报销,套取资金。
(二)原始凭证上购物名称不具体。品名只粗略地填写“办公用品”、“酒”、“慰问品”、“材料”等,而不填写具体品名且无明细清单;未填写数量、单价等等。如此不规范地填写,为单位管理留下了隐患。
(三)单据开票日期与报销日期间隔过长。是指发票的开具日期与报销日期间隔太长,对于间隔时间过长的发票,要查询原因,追究是否存在虚假报销。
(四)签领手续不规范。是指有的单位在支付给个人钱款时领款人未签字,代领人也未签自己的姓名,一人领取多人钱款。
(五)原始单据支撑材料不全。例如通过金融机构支付钱款项只有发票没有金融机构开具的汇款、付款回单;接待费单据后无被接待单位来函、就餐审批单、点菜单等;会议费单据后无上级单位会议通知、本单位申请和主管单位审批意见;建筑、维修等工程发票后无合同、招投标资料等要件。对内容不完整的原始单据,审计人员要在细查和分析的基础上,判明真假,对真实的发票,责令被审单位补齐有关要件,以规范管理,对虚假报销的发票,要移交纪检、司法部门处理。
(六)存在数量较多的相同业务的单据。出现这种情况时,被审计单位容易利用机会作假。对这样的经济业务,我们审计人员要根据被审计单位的规模、会计核算的特点以及经济活动规律,审核发票的真实性。
(七)非正规单据代替正规票据。以白条、收据以及已过期的发票充当原始单据。审计人员对这些单据,既要进行处理,又要分析业务发生的具体原因,以发现虚假和舞弊等重大违纪问题。
(八)内控手续不全。例如入账单据经办人未签字、负责人未审批,未注明经财会人员审核字样等。
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