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20个常见问题及24大审计程序

54 2024-04-17 15:47

一、所需的资料

采购管理制度、操作流程、供应商管理办法、合格供应商名录、备选供应商名录、招标文件、投标文件、合格供应商评审表、供应商评定表、履约评估表等相关资料。

二、  应审查的内容

1、供应商来源:供应商来自于公司内部员工推荐、网络比选、供应商自荐,均应当具有来源档案记载,重点审查供应商与内部员工之间,供应商与供应商之间的密切关联关系。

2、供应商考察:根据采购管理制度邀请相关部门进行供应商考察,审查供应商考察程序的合规性,从供应商考察过程寻找舞弊线索。

3、供应商准入:考察供应商之后,对供应商的资质、规模、综合实力等进行考评,按照采购管理制度规定的权限进行入围审批,重点审查入围审批过程记录的真实性、完整性,供应商评分、选择时是否存在不公平。

4、供应商中标:按照比价结果,根据采购管理制度,选择合理低价或最低价报价单位,重点审查未选最低价中标原因,未选最低价中标的审批。

5、供应商管理:对供应商进行履约评估,重点审查评估为不合格的供应商是否继续合作,继续合作的理由及审批,优秀供应商的评判标准。

三、审计程序

(一)访谈采购部人员,了解供应商分类的标准、供应商准入标准、选择供应商的标准和操作流程,具体可包括:

1、合格供应商的标准;

2、候选供应商的数量;

3、供应商的选择过程(如是否经过招标、竞争性谈判及比价议价,是否由各业务部门进行综合评价而选择供应商等);

4、所使用的政策、询价单据、评审表等资料;

5、选择的标准及流程是否有改变及改变的频率,以及改变的审批流程。

(二)获取选择供应商的书面制度或管理办法、流程 ,复核是否经审批,并与制度、管理办法所规定的程序比较;

(三)询问采购人员对政策的了解程度;

(四)获取采购部的供应商名录,查看是否经过管理层的审批;

(五)从信息管理系统中抽查供应商名录,与从采购部门获取的经批准的供应商名录核对是否一致;

(六)采用抽样的方法抽取一定数量的供应商,检查供应商选择过程中的凭据,如考察表、评审表等是否按照企业规定的管理流程执行,是否经过适当的审批。

(七)采用抽样的方法随机抽取一定数额的采购发票,检查发票,确认采购的资产是否均从合格的供应商购入,是否存在向未经批准的供应商采购的情形(本文由内审网受权节选自行业最新力作《地产风控管理》——行业多位资深大咖实务经验总结分享,工作方法、程序、问题、案例……干货满满,聚焦地产,多行业通用!

(八)访谈采购、仓储部门人员,了解对购入的资产的质量是如何进行验收及把控的;

(九)采用抽样的方法随机抽取与供应商的沟通、反馈记录,检查是否及时与供应商沟通,并改进在采购过程中遇到的问题,是否将过程中的沟通配合情况与供应商的履约评估相挂钩;

(十)访谈采购部人员,了解更新供应商名录的标准和流程:

1、对供应商定期进行履约评估的频率;

2、对供应商进行履约评估的程序与方法。

(十一)  采用抽样的方法从供应商库中抽取一定数量的供应商,检查相应的履约评估报告,判断是否按照规定的流程进行评估;

(十二)  检查履约评估为不合格的供应商是否及时从供应商名录中删除,是否继续与履约评估为不合格的供应商合作;

(十三)  检查不合格供应商的管理情况,是否专门设置不合格供应商名录,并对不合格供应商的档案归档管理;

(十四)  访谈采购部、IT 部等相关部门人员,了解供应商数据库调整更新的制度、流程,更新时应当提供的凭据,是否有相应的审批程序;

(十五)  采用抽样的方法抽取数据更新记录,检查更新人是否经过授权,更新的记录是否附有相应的批准与审核单据,资料的更新是否及时;

(十六)  对于新进的供应商,是否按照企业供应商选择的制度、流程进行选择,是否进行供应商考察等;

(十七)  访谈采购部人员,询问是否制定了供应商档案的保密制度、管理办法,检查制度及管理办法是否经过适当的审批,是否得到合理的设计及有效执行;

(十八)  评价供应商保密制度、管理办法的实际执行情况;

(十九)  访谈信息部人员,了解信息系统对于供应商档案控制的情况;

(二十)  访谈信息部人员,获取可以访问及使用供应商档案的人员名单,并检查档案使用的情况;

(二十一)    了解、评估可访问及使用供应商档案的人员,访问及使用资格是否经过授权;

(二十二)    查看供应商准入资料,与网络查询的资料对比其资料的真实性;

(二十三)    了解供应商的产能是否严重不足,甚至外包的情况;

(二十四)    通过工商信息资料检查供应商之间,供应商与企业管理人员之间,供应商与采购部门人员之间是否存在关联关系,调查是否存在围标串标、收受贿赂的舞弊行为。

四、常见问题及风险

(一)供应商资质不符合公司准入要求仍然入围,如:新开发的供应商样品未质检,供应商不具备生产能力;

(二)未经授权的供应商进入经批准的供应商库;

(三)供应商系统存在重复录入,供应商分类错误;

(四)供应商名单未及时更新;

(五)认定新供应商程序不合规,如未进行供应商考察、考察供应商过程不严格,考察结果未经审批;

(六)选择供应商过程存在不相容职务混岗情况,如招标方案由采购业务员编制,采购业务员又负责与供应商联系;

(七)不公平对待参与比价的供应商,供应商评价结果不公正;

(八)单独与供应商的进行谈判,谈判内容没有记录;

(九)评标、比价方式不合理;

(十)供应商与采购人员串通,制定对供应商有利的采购标准;

(十一)  透露价格给供应商;

(十二)  关键信息不清晰、不透明;

(十三)  选择差异悬殊的供应商进行比较

(十四)  多次选择同一家供应商合作;

(十五)  评标过程记录不完整,评标流于形式;

(十六)  供应商选择的过程资料保管不力,比价询价相关记录缺失;

(十七)  向未经批准的供应商采购;

(十八)  履约评估为不合格的供应商继续入围;

(十九)  供应商存在围标串标舞弊行为;

(二十)  供应商考察过程中存在贪污腐败问题,如接受供应商的大额宴请,礼品馈赠,回扣承诺,娱乐消费服务等。