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采购与付款审计主要发现与思路分享

74 2024-04-18 16:25

一、近期,某公司审计人员在审计A公司的采购环节审计中,审计发现如下:

1、 供应商的确定与评审随意不严谨,没有经过集体决策原则,由单个采购员随意找供应商购买,造成购买低质高价物料风险评估及对策:

2、 在采购询价环节,流程不规范,重要物料没有货比三家,询价没有书面记录与审批,供应商提供的报价资料不规范(如无盖章)。

3、 有三个大额采购物料是从贸易商或中间商采购的,实际上有同样的生产厂家可以进货,人为增加采购成本约计52万左右。

4、 采购询价的审批机制不健全,不采用集体决策原则进行,没有互相制衡原则。

5、 部分重要的物料采购没有与供应商签订采购合同,合同约束采交货日期、采购物品质量、采购价格与运费支付方式不明,由采购员随意与供应商交易及确定付款日与运费承担方式。

6、 没有建立规范的供应商采购档案,包括采购询比价记录、采购合同、采购协议,采购资料散乱。

7、 超过权限的采购订单未经恰当审批,有二笔采购额超过20万,没有按审批权限交由执行总裁审批。

8、 预付供应商货款没有实施控制措施与恰当审批,致使产生违约损失8万元。

9、 没有及时结合市场变更与市价波动的物品,发现上海金属网铜价已下降了10%以上,但公司采购价仍然处在高价未变,铜材采购单价偏高,造成采购损失约计15万左右。

10、 没有执行年度或季度采购降本管理,采购成本的升降信息不明。

二、审计人员执行了以下的采购环节审计程序与步聚

1、 与采购人员交流,供应商的确定需经过什么流程与程序,并提供相关的表单或邮件审批证据,确定供应商的引进是否经过授权审批,如果有采购制度,先拿到制度,经过穿行测试看是否与制度不相符。同时记录相关流程进行现场验证,记得对关键表单或审批单进行拍照,进行了抽样审查。

2、 取得采购部门的询价报价资料,看重要的物料是否经过恰当询价后确定供应商,主要为同一种物料报价资料供应商数量,采购周期与采购价格差异分析,供应商提供的报价单(注意盖章,不盖章签字的无效,易作假),最重要的是询比价最终的结果是否经过层级审批后通过的。

3、 对供应商的清单进行:“天眼查”或“企查查”,查询供应商是否为贸易商或经销商(中间商),如果为贸易商类,还要核实是否在国内存在生产厂家,及厂家采购是否有数量限制等。核实后,即可得出贸易商的采购价格一般远高于厂家采购价,舞弊可能性较大,注意这种审计注意不要打草惊蛇,先小心确定审计结果,得出重大采购损失结论后,并注意了汇报对象与时间的恰当性。

4、 在企业授权审批清单中,采购订单金额的大小,审批权限是不同的,超过一定限额的采购订单,一般要经过更高级一级的职位来审批,查阅公司的《授权审批表》,发现了超额未执行审批现象。

5、 检查供应商采购档案是否完整保留,不保留采购档案危害很大,一是采购员采购后没有留下证据,进一步给采购员留下舞弊的空间,二是会造成采购行为不公开透明,失去监控。所以正常情况下,采购订单、报价决策资料、供应商评估资料、采购合同等都必须装订成册进行保管

6、 要对预付货款进行控制,预付货款一般只针对特定供应商,如难于采购的物品或是供应商要先款后货的商品,确定预付之前,还要对供应商进行资质调查,预付也不是完全100%预付,一般先预付30%左右较恰当。最后是必须有更高等级的审批。

7、 大宗商品,如铜、铝、合金类物料,由于市价在不停地变动,可以参考专业市场价格,这在网上随处可以查询,如长江金属网、上海有色金属网等,采购员需随时调整采购价格,并与市价相符。作为审计人员,可以对比市价趋势线与企业采购价趋势线是否一致,以得出审计结论

三、采购主要的业务活动及其中的关键审核点

1、年度或月度采购计划

通常采购是必须提前做计划的,采购计划一般通常是依据上年度的实际情况与本年度销售计划、再减去相应的库存来推定,如果无采购计划,或采购计划没有恰当走审批流程,则可能造成采购量过大造成呆滞损失,或采购量不足造成生产严重受到影响;

2、供应商的评估与维护

企业需定期对供应商进行维护与评估,主要评估采购质量、采购交货及时性以及是否存在停供风险,有时需要备用多个供应商,评估时各部门需参与进来,不能单纯由个别人或部门决定。

3、采购下单

这个环节主要审计采购商品的依据是否准确合理,有无计划外采购,或人为扩大采购量行为。

4、验收入库

这个环节关键是要职责分离,一般由检验员检验质量,仓库清点数量,不合格物品需及时退回供应商,以免产生纠纷,同时验收单据等需要签字确认或在系统中标识责任人,手工单据需一式几份分别备至于财务、采购、仓库等。

5、采购对账并填制付款请求单,由财务审核,核对无误后计入“应付账款”或现金支付

这个环节注意采购必须在请款前对账,收集相关的发票、验收单据及入库记录,财务必须审核并签字,在ERP系统的,在ERP系统中产生“对账单”。

6、结算清理货款

这个环节主要审计付款是否经过恰当审批,是否存在现金支付供应商货款情况,一般企业是禁止大额现金支付货款的,因为这是最容易产生舞弊行为的。